Bạn lần đầu tìm hiểu quy trình gửi hàng đi nước ngoài hoặc đang muốn biết cách gửi hàng đi nước ngoài như thế nào để vừa nhanh chóng, an toàn, không bị hải quan giữ hàng mà lại tiết kiệm tối đa cước phí? Dù bạn gửi 1kg quà biếu cho người thân hay xuất khẩu hàng trăm kg hàng kinh doanh sang Mỹ, Úc, Canada, Châu Âu, Nhật Bản, Đài Loan..., chỉ cần nắm rõ 5 bước quy trình chuẩn hóa và các bí quyết đóng gói dưới đây của An Tín Phát Express, việc gửi hàng quốc tế sẽ trở nên vô cùng đơn giản.

💡 Ưu đãi đặc biệt dành cho khách hàng gửi hàng tại An Tín Phát Express:

1. Quy trình gửi hàng đi nước ngoài 5 bước đơn giản từ A–Z (Door-to-Door)

Khách hàng không cần phải tự đóng thùng hay tự làm giấy tờ hải quan phức tạp. Quy trình gửi hàng tại An Tín Phát Express được tối ưu hóa trọn gói từ cửa nhà người gửi tại Việt Nam đến tận tay người nhận ở nước ngoài:

  1. Bước 1 – Liên hệ tư vấn & Nhận báo giá trọn gói: Gọi hoặc nhắn Zalo 056 288 6789 (Hà Nội) – 056 388 6789 (HCM), cho biết tên mặt hàng cần gửi, cân nặng ước tính và quốc gia nhận hàng. Chuyên viên sẽ báo giá chi tiết từng gói dịch vụ trong 3 phút.
  2. Bước 2 – Lấy hàng tận nhà miễn phí (Free Pickup): Bưu tá An Tín Phát đến nhận hàng tận nơi tại Hà Nội, TP.HCM hoặc đón hàng từ chành xe/bưu điện 63 tỉnh thành gửi về kho 332/42/11 Phan Văn Trị, Phường Bình Lợi Trung, TP.HCM.
  3. Bước 3 – Phân loại, hút chân không & Đóng gói chuẩn hàng không IATA: Kỹ thuật viên kiểm điểm số lượng, hút chân không chống ẩm/mùi, dán tem nhãn tiếng Anh, quấn xốp nổ và đóng thùng carton cứng sát kích thước thực tế. Gửi hình ảnh/video cân đo minh bạch qua Zalo cho khách.
  4. Bước 4 – Khai báo hải quan, Thanh toán & Nhận mã Tracking: Hoàn tất hồ sơ xuất khẩu, xuất vận đơn chính thức và gửi mã Tracking Number (AWB) để quý khách theo dõi hành trình bay 24/7.
  5. Bước 5 – Bay quốc tế, Thông quan & Giao tận tay người nhận: Kiện hàng được giao tận cửa nhà người nhận tại nước đến trong 2 – 8 ngày làm việc (tùy gói Express hay Cargo Bao Thuế).

2. Cách chọn gói dịch vụ gửi hàng đi nước ngoài phù hợp với từng loại hàng & cân nặng

Một trong những bí quyết quan trọng trong cách gửi hàng đi nước ngoài tiết kiệm là chọn đúng dịch vụ khớp với trọng lượng và đặc tính mặt hàng:

Loại hàng hóa & Mức cân nặng Dịch vụ khuyến nghị Thời gian giao hàng Lợi ích nổi bật
Hồ sơ, chứng từ, giấy tờ, hàng mẫu khẩn (0.5kg – 10kg) DHL Express / FedEx Express 2 – 5 ngày làm việc Tốc độ bay nhanh hàng đầu thế giới, ưu tiên thông quan chứng từ ngay trong ngày.
Thực phẩm khô, mắm, bánh mứt, mỹ phẩm, nail, thuốc tây (1kg – +100kg) Dịch vụ Cargo Airline (Bao Thuế) 5 – 10 ngày làm việc Nhận đa dạng 2.069+ mặt hàng khó, bao trọn gói thuế nhập khẩu, đơn giá sỉ cực tốt từ mốc +21kg.
Quần áo, giày dép, hàng thương mại nặng (+21kg, +45kg, +71kg, +100kg) UPS Express / Cargo Airline 3 – 7 ngày làm việc Bảng giá bậc thang hàng nặng ưu đãi sâu từ 30% – 50% so với giá lẻ.
Kiện hàng nhẹ, cồng kềnh dưới 15kg đi Nhật, Hàn, Úc, Châu Âu EMS Express Bưu Điện 5 – 12 ngày làm việc Linh hoạt về kích thước thùng hàng, mạng lưới giao phát bưu điện phủ khắp vùng xa.
Nội thất, máy ép mía, nồi phở, máy móc nặng, nệm cao su thiên nhiên (+100kg – vài tấn) Sea Shipping Đường Biển 20 – 35 ngày Chi phí vận chuyển tính theo khối (CBM) cực kỳ tiết kiệm cho hàng siêu trường siêu trọng.

Quy Trình Gửi Hàng & Cách Gửi Hàng Đi Nước Ngoài An Toàn, Tiết Kiệm 30%–50%

3. Cách tính cân nặng thực tế và Trọng lượng thể tích (Volumetric Weight) trong vận chuyển quốc tế

Theo tiêu chuẩn của Hiệp hội Vận tải Hàng không Quốc tế (IATA), mọi hãng bay (DHL, UPS, FedEx, Cargo Airline) đều đo đồng thời 2 thông số của thùng hàng và lấy số lớn hơn để tính cước:

  • Cân nặng thực tế (Actual Gross Weight): Số kg hiển thị khi đặt thùng hàng lên cân điện tử.
  • Trọng lượng thể tích quy đổi (Volumetric Weight): Tính theo kích thước 3 chiều bên ngoài của thùng hàng:

Số Kg Thể Tích = (Chiều Dài × Chiều Rộng × Chiều Cao [cm]) / 5000

Bí quyết giảm số kg thể tích tại kho An Tín Phát: Đối với quần áo, áo khoác phao, gấu bông, chăn ga gối, bánh phồng tôm..., nhân viên kho sẽ hút chân không ép gọn và cắt hạ chiều cao thùng carton vừa khít, giúp khách hàng giảm từ 20% – 35% thể tích thừa.

4. Những thông tin người gửi cần chuẩn bị trước khi gửi hàng đi nước ngoài

Để quá trình tạo vận đơn diễn ra nhanh gọn trong 5 phút, quý khách chỉ cần chuẩn bị:

  1. Thông tin người nhận tại nước ngoài: Họ tên đầy đủ (Full Name), Số điện thoại (Phone Number), Địa chỉ chi tiết (Số nhà, tên đường, thành phố, bang/tỉnh) và Mã bưu chính (Postal Code / Zip Code) chính xác.
  2. Danh sách các món hàng gửi: Nhân viên kho An Tín Phát sẽ hỗ trợ kiểm đếm và lên danh mục tiếng Anh hoàn toàn miễn phí.

Chuyên đề bổ sung 1: Bảng phân tích các nấc trọng lượng tính cước & Mẹo tối ưu chi phí trên dịch vụ Cargo Airline

Trong nghiệp vụ vận chuyển quốc tế đi Mỹ, Úc, Canada & Châu Âu qua chuyên trang Dịch vụ Cargo Airline tại An Tín Phát Express, đơn giá cước trên mỗi kg không đứng yên mà giảm dần theo từng nấc trọng lượng (Weight Break). Việc hiểu rõ cơ chế phân bậc cước phí này giúp khách hàng cá nhân, gia đình có người thân ở nước ngoài cũng như các chủ shop kinh doanh tiết kiệm từ 25% đến 45% tổng ngân sách vận chuyển cho mặt hàng Quy trình & Cách gửi hàng quốc tế.

Nấc trọng lượng (Weight Tier) Đối tượng & Loại kiện hàng phù hợp Cơ chế tính cước tại Cargo Airline Giải pháp tối ưu chi phí từ chuyên viên An Tín Phát
Mốc 0.5kg – 5.0kg (Hàng mẫu & Bưu kiện nhỏ) Chứng từ, hồ sơ du học, hợp đồng thương mại, quần áo lẻ, mỹ phẩm cá nhân hoặc quà tặng nhỏ gọn đi Mỹ, Úc, Canada & Châu Âu. Tính theo nấc từng 0.5kg (0.5kg đầu tiên và mỗi 0.5kg tiếp theo). Ưu tiên tốc độ bay nhanh qua Sân bay Los Angeles (LAX), San Francisco (SFO), Houston (IAH), Dallas (DFW), New York (JFK). Đóng trong phong bì cứng tiêu chuẩn hoặc hộp carton nhỏ vừa khít sản phẩm để trọng lượng thể tích không vượt quá cân nặng thực tế.
Mốc 5.5kg – 20.0kg (Kiện hàng gia đình tiêu chuẩn) Thực phẩm khô, bánh mứt, trà cà phê, gia vị, quần áo, giày dép gửi biếu người thân tại California (Orange County, San Jose, Los Angeles), Texas (Houston, Dallas), Washington, Florida, New York, Virginia. Đơn giá trung bình mỗi kg bắt đầu giảm rõ rệt so với gửi lẻ 1–2kg đầu tiên. Nên gộp chung nhiều món hàng nhỏ (ví dụ kết hợp Quy trình & Cách gửi hàng quốc tế cùng các đặc sản khô, bánh tráng, hạt điều) vào chung 1 thùng 10kg–15kg thay vì gửi nhiều lần lẻ tẻ.
Mốc +21kg đến +44kg (Nấc giá sỉ Cargo / Heavy Weight) Lô hàng gia đình số lượng lớn, hàng kinh doanh online, nguyên liệu làm nail, thực phẩm đặc sản đóng thùng tiêu chuẩn. Chuyển sang biểu giá hàng nặng (+21kg Rate) tính đồng giá trên từng kg không còn chia theo nấc 0.5kg. Nếu kiện hàng của bạn đang ở mức 18.5kg – 20kg, hãy bổ sung thêm 1–2kg hàng hóa để chạm mốc 21.0kg – tổng cước phí trên mỗi kg sẽ giảm sâu rất có lợi.
Mốc +45kg, +71kg, +100kg, +300kg (Lô hàng thương mại lớn) Hàng nhập sỉ cho siêu thị Việt, tiệm nail, nhà hàng Việt Nam tại Mỹ, Úc, Canada & Châu Âu, máy móc gia dụng, hàng thời trang xuất xưởng. Áp dụng bảng giá đại lý cấp 1 ưu đãi đặc biệt của Cargo Airline kèm lịch giữ chỗ khoang bay (Allotment) ưu tiên. Chia đều hàng vào các thùng carton 5–7 lớp đồng kích thước (mỗi thùng 22kg – 28kg) để thuận tiện nâng hạ an toàn và không phát sinh phụ phí quá khổ (Overweight Piece Fee).

Ví dụ thực tế cách tính Trọng lượng thực tế (Gross Weight) và Trọng lượng thể tích (Volumetric Weight)

Nhiều khách hàng lần đầu gửi Quy trình & Cách gửi hàng quốc tế đi Mỹ, Úc, Canada & Châu Âu thường thắc mắc vì sao thùng hàng cân nặng thực tế trên bàn cân điện tử là 12kg nhưng hãng hàng không lại tính cước 16kg. Theo quy định bắt buộc của Hiệp hội Vận tải Hàng không Quốc tế (IATA), khoang máy bay bị giới hạn đồng thời bởi tải trọng (kg) và dung tích chứa hàng (m³). Do đó, công thức quy đổi thể tích chuẩn được áp dụng như sau:

  • Trường hợp 1 – Hàng nặng, gọn (Cân thực tế lớn hơn Thể tích): Bạn gửi 1 thùng hàng đặc sản khô hoặc linh kiện nặng 22kg, kích thước thùng là 50cm × 40cm × 35cm. Trọng lượng thể tích tính ra là (50 × 40 × 35) / 5000 = 14kg. Vì 22kg > 14kg nên hãng sẽ tính cước theo 22kg.
  • Trường hợp 2 – Hàng nhẹ, cồng kềnh (Thể tích lớn hơn Cân thực tế): Bạn gửi 1 thùng bánh phồng tôm, gấu bông hoặc áo khoác phao cân nặng chỉ 10kg, nhưng đóng trong thùng lớn 60cm × 50cm × 50cm. Trọng lượng thể tích là (60 × 50 × 50) / 5000 = 30kg. Nếu để nguyên thùng này, hãng sẽ tính cước 30kg. Tuy nhiên, khi gửi tại kho An Tín Phát Express, đội ngũ kỹ thuật sẽ hút chân không ép gọn miễn phí và cắt hạ chiều cao thùng xuống còn 50cm × 40cm × 30cm (tương đương 12kg thể tích), giúp bạn tiết kiệm ngay 18kg tiền cước!