Nắm vững thủ tục xuất khẩu và quy trình xuất khẩu hàng hóa đi nước ngoài là yếu tố quyết định giúp kiện hàng cá nhân, quà biếu hay lô hàng thương mại của bạn thông quan nhanh chóng tại sân bay quốc tế mà không bị hải quan tạm giữ hay trả hàng. Bài viết chuyên sâu dưới đây từ đội ngũ nghiệp vụ xuất nhập khẩu An Tín Phát Express tổng hợp toàn bộ hồ sơ chứng từ cần thiết (Commercial Invoice, Packing List, mã HS Code, FDA, EU ICS2, MSDS, Kiểm dịch) áp dụng cho cả đường hàng không (Cargo Airline, DHL, UPS, FedEx, EMS) và đường biển (Sea Shipping).

✅ Hỗ trợ miễn phí 100% thủ tục chứng từ xuất khẩu tại An Tín Phát Express:

Khách hàng cá nhân và chủ shop không cần lo lắng về giấy tờ tiếng Anh phức tạp. Khi gửi hàng tại An Tín Phát Express, bộ phận khai báo hải quan của chúng tôi sẽ soạn thảo miễn phí Commercial Invoice, Packing List, tra mã HS Code, đăng ký FDA Hoa Kỳ và khai báo EU ICS2 Châu Âu trọn gói.

1. Bộ hồ sơ thủ tục xuất khẩu hàng hóa quốc tế gồm những giấy tờ gì?

Tùy theo hình thức gửi hàng phi mậu dịch (Quà biếu cá nhân - Personal Gift/Sample) hay xuất khẩu chính ngạch thương mại (Commercial Export), bộ chứng từ xuất khẩu tiêu chuẩn bao gồm:

Tên chứng từ xuất khẩu Vai trò & Nội dung bắt buộc Ai là người chuẩn bị khi gửi tại An Tín Phát?
1. Air Waybill (AWB) / Bill of Lading (B/L) Vận đơn hàng không hoặc vận đơn đường biển xác nhận hợp đồng vận chuyển và dùng để tra cứu Tracking. An Tín Phát Express cấp ngay sau khi đóng gói & cân đo.
2. Commercial Invoice (Hóa đơn thương mại) Kê khai thông tin người gửi, người nhận, tên hàng tiếng Anh, mã HS Code, số lượng, đơn giá và tổng giá trị lô hàng để hải quan tính thuế. An Tín Phát Express lập miễn phí 100% chuẩn quy định quốc tế.
3. Packing List (Phiếu đóng gói chi tiết) Liệt kê quy cách đóng gói, số thùng, kích thước (Dài × Rộng × Cao cm), trọng lượng tịnh (Net Weight) và trọng lượng cả bì (Gross Weight). An Tín Phát Express lập miễn phí sau khi đóng thùng chuẩn IATA.
4. Mã số FDA Prior Notice (Đi Mỹ) Chứng nhận khai báo trước với Cục Quản lý Thực phẩm và Dược phẩm Hoa Kỳ (bắt buộc cho thực phẩm khô, trà, cà phê, bánh kẹo, mỹ phẩm đi Mỹ). An Tín Phát Express đăng ký & khai báo FDA miễn phí.
5. Khai báo an ninh điện tử EU ICS2 (Đi 28 nước Châu Âu) Hệ thống kiểm soát hàng hóa nhập khẩu thế hệ 2 của Liên minh Châu Âu yêu cầu mã HS Code 6 chữ số và mô tả hàng hóa chuẩn xác trước khi xếp hàng lên tàu bay. An Tín Phát Express truyền dữ liệu ICS2 trực tiếp lên hệ thống.
6. MSDS & Kiểm dịch (Thực vật / Y tế) Bảng chỉ dẫn an toàn hóa chất (MSDS) cho hàng mỹ phẩm, chất lỏng, bột hoặc giấy kiểm dịch cho nông sản đặc thù. An Tín Phát Express hỗ trợ hoàn thiện hồ sơ trọn gói.

2. Quy trình xuất khẩu hàng hóa đi nước ngoài 6 bước chuẩn IATA & Hải quan

Để một lô hàng từ Việt Nam xuất khẩu thành công tới tận tay người nhận tại 46+ quốc gia, quy trình vận hành thực tế tại An Tín Phát Express diễn ra theo 6 bước chặt chẽ:

  1. Bước 1 – Tiếp nhận thông tin & Phân luồng mặt hàng: Chuyên viên kiểm tra danh mục hàng hóa (thuộc nhóm hàng thông thường hay thực phẩm, mắm, mỹ phẩm, điện tử) để tư vấn luồng xuất khẩu phù hợp (Cargo Airline, DHL, UPS, FedEx, EMS hoặc Sea Shipping).
  2. Bước 2 – Kiểm hóa, Hút chân không & Chuẩn hóa nhãn mác: Thực phẩm khô được hút chân không 2 lớp, dán tem nhãn tiếng Anh đầy đủ thành phần (Ingredients), hạn sử dụng và xuất xứ để vượt qua khâu kiểm dịch.
  3. Bước 3 – Đóng gói tiêu chuẩn hàng không IATA / Đóng kiện gỗ: Gia cố thùng carton 5–7 lớp, bọc xốp nổ chống sốc, chống tràn chất lỏng và tối ưu kích thước thùng hàng để tiết kiệm trọng lượng thể tích.
  4. Bước 4 – Lập bộ chứng từ xuất khẩu & Khai báo hải quan điện tử: Áp mã HS Code chuẩn xác, truyền tờ khai xuất khẩu, đăng ký FDA (Mỹ) hoặc EU ICS2 (Châu Âu).
  5. Bước 5 – Soi chiếu an ninh sân bay & Kết nối khoang bay Cargo Airline: Kiện hàng qua hệ thống soi chiếu an ninh tại Sân bay Tân Sơn Nhất (SGN) / Nội Bài (HAN) và xếp lên chuyến bay sớm nhất.
  6. Bước 6 – Thông quan nhập khẩu tại nước đến & Giao hàng Door-to-Door: Hoàn tất thủ tục hải quan đầu nhận và bàn giao tận địa chỉ người nhận kèm chữ ký xác nhận.

Thủ Tục Xuất Khẩu & Quy Trình Xuất Khẩu Hàng Hóa Đi Nước Ngoài Từ A–Z

3. Kinh nghiệm tránh 4 lỗi thường gặp khiến lô hàng xuất khẩu bị chậm thông quan

  • Khai báo tên hàng chung chung: Tuyệt đối không ghi chung chung “Food”, “Gift”, “Clothes” trên Invoice. Cần ghi rõ tên mặt hàng, chất liệu và mã HS Code 6–8 số (An Tín Phát sẽ thực hiện khâu này cho bạn).
  • Thực phẩm không có nhãn mác hoặc còn mùi: Mọi mặt hàng khô cá, tôm khô, mực khô, mắm, bánh mứt gửi qua Dịch vụ Cargo Airline tại An Tín Phát đều được hút chân không và in nhãn mác thương mại miễn phí trước khi xuất.
  • Chưa tính trước phương án thuế nhập khẩu: Với các nước đánh thuế gắt như Canada, Anh, Đức, Pháp, Ý, Ba Lan, Cộng hòa Séc..., nên chọn gói Cargo Airline Bao Thuế để tránh việc kiện hàng bị giữ tại hải quan chờ người nhận đóng thuế.
  • Gửi pin hoặc nam châm không khai báo DGR: Các thiết bị có pin hoặc từ tính cần được kiểm tra và đóng gói cách điện theo chuẩn hàng nguy hiểm IATA DGR.

Chuyên đề bổ sung 1: Bảng phân tích các nấc trọng lượng tính cước & Mẹo tối ưu chi phí trên dịch vụ Cargo Airline

Trong nghiệp vụ vận chuyển quốc tế đi Mỹ, Úc, Canada & Châu Âu qua chuyên trang Dịch vụ Cargo Airline tại An Tín Phát Express, đơn giá cước trên mỗi kg không đứng yên mà giảm dần theo từng nấc trọng lượng (Weight Break). Việc hiểu rõ cơ chế phân bậc cước phí này giúp khách hàng cá nhân, gia đình có người thân ở nước ngoài cũng như các chủ shop kinh doanh tiết kiệm từ 25% đến 45% tổng ngân sách vận chuyển cho mặt hàng Thủ tục & Quy trình xuất khẩu.

Nấc trọng lượng (Weight Tier) Đối tượng & Loại kiện hàng phù hợp Cơ chế tính cước tại Cargo Airline Giải pháp tối ưu chi phí từ chuyên viên An Tín Phát
Mốc 0.5kg – 5.0kg (Hàng mẫu & Bưu kiện nhỏ) Chứng từ, hồ sơ du học, hợp đồng thương mại, quần áo lẻ, mỹ phẩm cá nhân hoặc quà tặng nhỏ gọn đi Mỹ, Úc, Canada & Châu Âu. Tính theo nấc từng 0.5kg (0.5kg đầu tiên và mỗi 0.5kg tiếp theo). Ưu tiên tốc độ bay nhanh qua Sân bay Los Angeles (LAX), San Francisco (SFO), Houston (IAH), Dallas (DFW), New York (JFK). Đóng trong phong bì cứng tiêu chuẩn hoặc hộp carton nhỏ vừa khít sản phẩm để trọng lượng thể tích không vượt quá cân nặng thực tế.
Mốc 5.5kg – 20.0kg (Kiện hàng gia đình tiêu chuẩn) Thực phẩm khô, bánh mứt, trà cà phê, gia vị, quần áo, giày dép gửi biếu người thân tại California (Orange County, San Jose, Los Angeles), Texas (Houston, Dallas), Washington, Florida, New York, Virginia. Đơn giá trung bình mỗi kg bắt đầu giảm rõ rệt so với gửi lẻ 1–2kg đầu tiên. Nên gộp chung nhiều món hàng nhỏ (ví dụ kết hợp Thủ tục & Quy trình xuất khẩu cùng các đặc sản khô, bánh tráng, hạt điều) vào chung 1 thùng 10kg–15kg thay vì gửi nhiều lần lẻ tẻ.
Mốc +21kg đến +44kg (Nấc giá sỉ Cargo / Heavy Weight) Lô hàng gia đình số lượng lớn, hàng kinh doanh online, nguyên liệu làm nail, thực phẩm đặc sản đóng thùng tiêu chuẩn. Chuyển sang biểu giá hàng nặng (+21kg Rate) tính đồng giá trên từng kg không còn chia theo nấc 0.5kg. Nếu kiện hàng của bạn đang ở mức 18.5kg – 20kg, hãy bổ sung thêm 1–2kg hàng hóa để chạm mốc 21.0kg – tổng cước phí trên mỗi kg sẽ giảm sâu rất có lợi.
Mốc +45kg, +71kg, +100kg, +300kg (Lô hàng thương mại lớn) Hàng nhập sỉ cho siêu thị Việt, tiệm nail, nhà hàng Việt Nam tại Mỹ, Úc, Canada & Châu Âu, máy móc gia dụng, hàng thời trang xuất xưởng. Áp dụng bảng giá đại lý cấp 1 ưu đãi đặc biệt của Cargo Airline kèm lịch giữ chỗ khoang bay (Allotment) ưu tiên. Chia đều hàng vào các thùng carton 5–7 lớp đồng kích thước (mỗi thùng 22kg – 28kg) để thuận tiện nâng hạ an toàn và không phát sinh phụ phí quá khổ (Overweight Piece Fee).

Ví dụ thực tế cách tính Trọng lượng thực tế (Gross Weight) và Trọng lượng thể tích (Volumetric Weight)

Nhiều khách hàng lần đầu gửi Thủ tục & Quy trình xuất khẩu đi Mỹ, Úc, Canada & Châu Âu thường thắc mắc vì sao thùng hàng cân nặng thực tế trên bàn cân điện tử là 12kg nhưng hãng hàng không lại tính cước 16kg. Theo quy định bắt buộc của Hiệp hội Vận tải Hàng không Quốc tế (IATA), khoang máy bay bị giới hạn đồng thời bởi tải trọng (kg) và dung tích chứa hàng (m³). Do đó, công thức quy đổi thể tích chuẩn được áp dụng như sau:

  • Trường hợp 1 – Hàng nặng, gọn (Cân thực tế lớn hơn Thể tích): Bạn gửi 1 thùng hàng đặc sản khô hoặc linh kiện nặng 22kg, kích thước thùng là 50cm × 40cm × 35cm. Trọng lượng thể tích tính ra là (50 × 40 × 35) / 5000 = 14kg. Vì 22kg > 14kg nên hãng sẽ tính cước theo 22kg.
  • Trường hợp 2 – Hàng nhẹ, cồng kềnh (Thể tích lớn hơn Cân thực tế): Bạn gửi 1 thùng bánh phồng tôm, gấu bông hoặc áo khoác phao cân nặng chỉ 10kg, nhưng đóng trong thùng lớn 60cm × 50cm × 50cm. Trọng lượng thể tích là (60 × 50 × 50) / 5000 = 30kg. Nếu để nguyên thùng này, hãng sẽ tính cước 30kg. Tuy nhiên, khi gửi tại kho An Tín Phát Express, đội ngũ kỹ thuật sẽ hút chân không ép gọn miễn phí và cắt hạ chiều cao thùng xuống còn 50cm × 40cm × 30cm (tương đương 12kg thể tích), giúp bạn tiết kiệm ngay 18kg tiền cước!