Tracking là gì? Làm thế nào để theo dõi tracking DHL, UPS, FedEx, EMS và kiểm tra chính xác kiện hàng gửi đi nước ngoài đang ở sân bay trung chuyển nào, đã thông quan hải quan hay chưa? Trong vận chuyển hàng không quốc tế (Cargo Airline, DHL Express, UPS Express, FedEx Express, EMS Express), mã Tracking đóng vai trò như “chứng minh thư hành trình” của mỗi lô hàng. Bài viết cẩm nang tổng hợp dưới đây sẽ giải thích chi tiết cấu trúc mã vận đơn và hướng dẫn bạn cách tra cứu cũng như xử lý mọi sự cố thông quan nhanh chóng.

📌 Tóm tắt nhanh cho người dùng cần tra cứu vận đơn:

  • Tracking Number (Số AWB / Waybill): Là dãy mã số duy nhất được cấp ngay sau khi kiện hàng hoàn tất thủ tục xuất kho để theo dõi hành trình theo thời gian thực (Realtime).
  • Hỗ trợ kiểm tra Tracking & Xử lý thông quan 24/7: Gọi hoặc nhắn Zalo 056 288 6789 (Hà Nội) – 056 388 6789 (HCM) – Tổng đài: 028 6288 6789.

1. Tracking là gì? Mã Tracking Number / Số AWB trong chuyển phát nhanh quốc tế có ý nghĩa gì?

Tracking (hay Shipment Tracking) là hệ thống định vị và cập nhật trạng thái hành trình của kiện hàng từ lúc người gửi bàn giao cho công ty vận chuyển tại Việt Nam cho đến khi bưu tá phát tận tay người nhận ở nước ngoài (Door-to-Door). Mỗi kiện hàng hoặc lô hàng sẽ được gắn với một mã định danh duy nhất gọi là Tracking Number hoặc Air Waybill (Số vận đơn hàng không - AWB).

Thông qua mã Tracking này, cả người gửi tại Việt Nam và người nhận tại Mỹ, Úc, Canada, Châu Âu (28 nước), Nhật Bản, Đài Loan, Hàn Quốc... đều biết chính xác:

  • Ngày giờ kiện hàng xuất phát từ kho khai thác TP.HCM hoặc Hà Nội.
  • Các sân bay trung chuyển quốc tế (Hub Leipzig, Frankfurt, Hong Kong, Incheon, Anchorage, Los Angeles, Sydney...) mà kiện hàng đi qua.
  • Tình trạng kiểm tra an ninh hàng không và thủ tục thông quan hải quan (Customs Clearance) tại nước đến.
  • Ngày giờ dự kiến giao hàng (Estimated Delivery Date) và chữ ký xác nhận của người nhận (Proof of Delivery - POD).

2. Hướng dẫn cách theo dõi Tracking DHL, UPS, FedEx, EMS & Cargo Airline chi tiết

Mỗi hãng vận chuyển quốc tế sử dụng một chuẩn định dạng mã Tracking Number riêng biệt. Dưới đây là bảng nhận diện cấu trúc mã vận đơn và hướng dẫn tra cứu cho từng dịch vụ:

Hãng / Dịch vụ vận chuyển Định dạng mã Tracking (AWB) chuẩn Cách theo dõi & Đặc điểm cập nhật Chuyên trang dịch vụ tại An Tín Phát
1. DHL Express 10 chữ số (Ví dụ: 1234567890) hoặc mã JD014... Cập nhật từng điểm quét mã vạch (Scan) tại các Hub DHL toàn cầu (Hong Kong, Leipzig, Cincinnati). Độ chính xác giờ giao hàng rất cao. Dịch vụ DHL Express →
2. UPS Express 18 ký tự bắt đầu bằng 1Z (Ví dụ: 1Z9999999999999999) Hệ thống UPS Quantum View cập nhật chi tiết từng chặng bay, trạng thái khai báo FDA Hoa Kỳ và lịch phát hàng nội địa. Dịch vụ UPS Express →
3. FedEx Express 12 chữ số (Ví dụ: 771234567890) Theo dõi trực tiếp chặng bay FedEx International Priority / Economy và thông báo trạng thái thông quan hải quan tự động. Dịch vụ FedEx Express →
4. EMS Express (Bưu điện) 13 ký tự chữ & số: Bắt đầu bằng E, kết thúc bằng VN (Ví dụ: EE123456789VN) Tra cứu liên thông giữa EMS Việt Nam và bưu chính quốc gia nước nhận (USPS Mỹ, Australia Post Úc, Parcelforce Anh, Japan Post Nhật...). Dịch vụ EMS Express →
5. Cargo Airline & Chuyên tuyến Bao Thuế Mã MAWB (3 số đầu hãng bay + 8 số) kết hợp mã giao nội địa (UPS/DPD/DHL/FedEx/Sagawa) Kết hợp vận tải hàng không thương mại (Air Cargo) và thông quan bao thuế trọn gói. Nhân viên An Tín Phát chủ động gửi lịch trình qua Zalo cho khách. Dịch vụ Cargo Airline →
6. Sea Shipping (Đường biển) Số Bill of Lading (B/L) hoặc số Container + Mã giao nội địa Dành cho hàng nặng, hàng cồng kềnh, nội thất, máy móc lớn đi theo khối (CBM) hoặc nguyên container (FCL/LCL). Dịch vụ Sea Shipping →

Quy trình 3 bước tra cứu Tracking nhanh cho khách hàng An Tín Phát Express

  1. Bước 1: Nhận phiếu gửi hàng (Bill) và mã số Tracking / AWB từ chuyên viên An Tín Phát qua Zalo ngay sau khi kiện hàng hoàn tất đóng gói hút chân không và cân đo tại kho.
  2. Bước 2: Nhập mã Tracking vào hệ thống tra cứu của hãng tương ứng hoặc gửi mã qua Zalo 056 288 6789 (Hà Nội) – 056 388 6789 (HCM) để bộ phận CSKH trích xuất hành trình tiếng Việt chi tiết.
  3. Bước 3: Khi trạng thái báo “Out for Delivery / With Delivery Courier”, nhắc người nhận ở nước ngoài giữ điện thoại hoặc để ý chuông cửa để nhận hàng.

3. Bảng dịch 12 trạng thái Tracking tiếng Anh thường gặp sang tiếng Việt

Khi tự kiểm tra mã vận đơn trên hệ thống quốc tế của DHL, UPS, FedEx hay EMS, bạn sẽ gặp các thuật ngữ chuyên ngành bằng tiếng Anh. Dưới đây là bảng giải nghĩa chi tiết giúp bạn hiểu đúng tình trạng kiện hàng:

Trạng thái Tracking tiếng Anh Ý nghĩa tiếng Việt Khuyến nghị cho người gửi / người nhận
Shipment Information Received Hệ thống đã tạo vận đơn điện tử Kiện hàng đang được đóng gói chuẩn IATA và chuẩn bị bàn giao lên hãng bay.
Picked Up / Origin Scan Hãng đã nhận hàng & quét mã tại điểm đi Kiện hàng đã chính thức bước vào luồng khai thác tại Sân bay Tân Sơn Nhất (SGN) hoặc Nội Bài (HAN).
Processed at Facility / Departed Facility Đã xử lý tại trung tâm khai thác / Đã cất cánh Kiện hàng đang bay sang sân bay trung chuyển quốc tế (Hub).
Arrived at Sort Facility / In Transit Đã đến trạm trung chuyển / Đang vận chuyển Hành trình đang diễn ra bình thường theo đúng lịch bay.
Customs Status Updated / Clearance Processing Đang làm thủ tục thông quan hải quan Hải quan nước đến đang kiểm tra dữ liệu điện tử (Commercial Invoice, FDA, EU ICS2) của lô hàng.
Clearance Event / Clearance Delay / Exception Tạm giữ chờ bổ sung thông tin hải quan hoặc đóng thuế Liên hệ ngay An Tín Phát Express (056 288 6789 / 056 388 6789) để đội ngũ chứng từ hỗ trợ giải trình hoặc hướng dẫn người nhận nộp thuế nhập khẩu (nếu gửi Express).
Customs Clearance Complete / Released by Customs Đã thông quan hải quan thành công Kiện hàng đã vượt qua hải quan và chuyển về bưu cục địa phương để đi giao.
Out for Delivery / With Delivery Courier Bưu tá đang trên đường giao hàng Người nhận cần chú ý điện thoại/chuông cửa vì hàng sẽ được phát trong ngày.
Delivered Đã giao hàng thành công Đơn hàng hoàn tất; có thể xem tên người ký nhận hoặc ảnh chụp giao hàng (POD).

Tracking Là Gì? Hướng Dẫn Theo Dõi Tracking DHL, UPS, FedEx, EMS & Cargo Airline Từ A–Z

4. Tại sao nên gửi hàng qua Đại lý Cấp 1 An Tín Phát Express để được theo dõi Tracking 1-1?

Nếu bạn tự gửi lẻ trực tiếp tại bưu cục hãng, khi mã Tracking xuất hiện trạng thái Clearance Delay (Hải quan giữ hàng yêu cầu bổ sung giấy tờ FDA, công thức thành phần hoặc đóng thuế nhập khẩu), bạn hoặc người nhận ở nước ngoài phải tự gọi điện và làm việc trực tiếp bằng tiếng Anh với cơ quan hải quan sở tại.

Ngược lại, khi gửi hàng qua An Tín Phát Express (Cargo Airline, DHL, UPS, FedEx, EMS):

  • Hệ thống CSKH chủ động theo dõi Tracking mỗi ngày: Phát hiện và xử lý sớm các yêu cầu bổ sung chứng từ hải quan trước khi kiện hàng hạ cánh.
  • Tư vấn rõ ràng về Thuế nhập khẩu: Phân tích trước khi gửi để khách hàng chọn gói Express chính ngạch (người nhận tự đóng thuế nếu phát sinh) hoặc gói Cargo Airline Bao Thuế Trọn Gói (miễn 100% thuế phát sinh cho người nhận).
  • Tiết kiệm 30% – 50% cước phí: Hưởng bảng giá sỉ Đại lý cấp 1 cùng dịch vụ lấy hàng tận nơi, hút chân không, dán nhãn tiếng Anh miễn phí.