Thủ Tục Xuất Khẩu & Quy Trình Xuất Khẩu Hàng Hóa Đi Nước Ngoài Từ A–Z

Nắm vững thủ tục xuất khẩu và quy trình xuất khẩu hàng hóa đi nước ngoài là yếu tố quyết định giúp kiện hàng cá nhân, quà biếu hay lô hàng thương mại của bạn thông quan nhanh chóng tại sân bay quốc tế mà không bị hải quan tạm giữ hay trả hàng. Bài viết chuyên sâu dưới đây từ đội ngũ nghiệp vụ xuất nhập khẩu An Tín Phát Express tổng hợp toàn bộ hồ sơ chứng từ cần thiết (Commercial Invoice, Packing List, mã HS Code, FDA, EU ICS2, MSDS, Kiểm dịch) áp dụng cho cả đường hàng không (Cargo Airline, DHL, UPS, FedEx, EMS) và đường biển (Sea Shipping).

✅ Hỗ trợ miễn phí 100% thủ tục chứng từ xuất khẩu tại An Tín Phát Express:

Khách hàng cá nhân và chủ shop không cần lo lắng về giấy tờ tiếng Anh phức tạp. Khi gửi hàng tại An Tín Phát Express, bộ phận khai báo hải quan của chúng tôi sẽ soạn thảo miễn phí Commercial Invoice, Packing List, tra mã HS Code, đăng ký FDA Hoa Kỳ và khai báo EU ICS2 Châu Âu trọn gói.

Bộ hồ sơ thủ tục xuất khẩu hàng hóa quốc tế gồm những giấy tờ gì?

Tùy theo hình thức gửi hàng phi mậu dịch (Quà biếu cá nhân - Personal Gift/Sample) hay xuất khẩu chính ngạch thương mại (Commercial Export), bộ chứng từ xuất khẩu tiêu chuẩn bao gồm các nhóm giấy tờ sau:

Nhóm chứng từ vận tải & hóa đơn thương mại (AWB, Commercial Invoice, Packing List)

Đây là 3 chứng từ cốt lõi bắt buộc phải đi kèm mọi kiện hàng quốc tế để cơ quan hải quan điểm đi và điểm đến xác minh danh tính người gửi, người nhận, mã HS Code và trị giá tính thuế.

Nhóm chứng chỉ chuyên ngành (FDA Hoa Kỳ, EU ICS2 Châu Âu, MSDS & Kiểm dịch)

Đối với thực phẩm khô, bánh kẹo, trà cà phê, mỹ phẩm gửi đi Mỹ bắt buộc phải có mã khai báo trước FDA Prior Notice; đi 28 nước Châu Âu bắt buộc truyền dữ liệu EU ICS2; và đối với hàng chất lỏng, bột, mỹ phẩm cần đính kèm bảng chỉ dẫn an toàn hóa chất MSDS (Material Safety Data Sheet).

Quy trình xuất khẩu hàng hóa đi nước ngoài 6 bước chuẩn IATA & Hải quan

Để một lô hàng từ Việt Nam xuất khẩu thành công tới tận tay người nhận tại 46+ quốc gia, quy trình vận hành thực tế tại An Tín Phát Express diễn ra theo 6 bước chặt chẽ:

Bước 1 đến Bước 3: Phân luồng mặt hàng, Hút chân không & Đóng gói chuẩn IATA

1. Bước 1 – Tiếp nhận thông tin & Phân luồng mặt hàng: Chuyên viên kiểm tra danh mục hàng hóa để tư vấn luồng xuất khẩu phù hợp (Cargo Airline, DHL, UPS, FedEx, EMS hoặc Sea Shipping).
2. Bước 2 – Kiểm hóa, Hút chân không & Chuẩn hóa nhãn mác: Thực phẩm khô được hút chân không 2 lớp, dán tem nhãn tiếng Anh đầy đủ thành phần (Ingredients), hạn sử dụng và xuất xứ để vượt qua khâu kiểm dịch.
3. Bước 3 – Đóng gói tiêu chuẩn hàng không IATA / Đóng kiện gỗ: Gia cố thùng carton 5–7 lớp, bọc xốp nổ chống sốc, chống tràn chất lỏng và tối ưu kích thước thùng hàng để tiết kiệm trọng lượng thể tích.

Bước 4 đến Bước 6: Khai báo hải quan điện tử, Soi chiếu an ninh & Giao Door-to-Door

4. Bước 4 – Lập bộ chứng từ xuất khẩu & Khai báo hải quan điện tử: Áp mã HS Code chuẩn xác, truyền tờ khai xuất khẩu, đăng ký FDA (Mỹ) hoặc EU ICS2 (Châu Âu).
5. Bước 5 – Soi chiếu an ninh sân bay & Kết nối khoang bay Cargo Airline: Kiện hàng qua hệ thống soi chiếu an ninh tại Sân bay Tân Sơn Nhất (SGN) / Nội Bài (HAN) và xếp lên chuyến bay sớm nhất.
6. Bước 6 – Thông quan nhập khẩu tại nước đến & Giao hàng Door-to-Door: Hoàn tất thủ tục hải quan đầu nhận và bàn giao tận địa chỉ người nhận kèm chữ ký xác nhận.

Kinh nghiệm tránh 4 lỗi thường gặp khiến lô hàng xuất khẩu bị chậm thông quan

Trong thực tế khai thác hàng nghìn lô hàng mỗi tháng, đội ngũ chứng từ An Tín Phát Express đúc kết 4 nguyên nhân phổ biến gây chậm trễ thông quan và cách khắc phục triệt để:

Lỗi khai báo tên hàng chung chung & Thiếu nhãn mác tiếng Anh

• Khai báo tên hàng chung chung: Tuyệt đối không ghi chung chung “Food”, “Gift”, “Clothes” trên Invoice. Cần ghi rõ tên mặt hàng, chất liệu và mã HS Code 6–8 số (An Tín Phát sẽ thực hiện khâu này cho bạn).
• Thực phẩm không có nhãn mác hoặc còn mùi: Mọi mặt hàng khô cá, tôm khô, mực khô, mắm, bánh mứt gửi qua Dịch vụ Cargo Airline tại An Tín Phát đều được hút chân không và in nhãn mác thương mại miễn phí trước khi xuất.

Lỗi chọn sai luồng thuế nhập khẩu & Vi phạm quy định hàng nguy hiểm DGR

• Chưa tính trước phương án thuế nhập khẩu: Khi gửi qua DHL, UPS, FedEx, EMS thì 100% người nhận tự đóng thuế khi phát sinh. Với các nước đánh thuế gắt thuộc 46 quốc gia tuyến Cargo Airline (như Canada, Anh, Đức, Pháp, Ý, Ba Lan, Cộng hòa Séc...), nên chọn gói Cargo Airline Bao Thuế để tránh việc kiện hàng bị giữ tại hải quan chờ người nhận đóng thuế.
• Gửi pin hoặc nam châm không khai báo DGR: Các thiết bị có pin hoặc từ tính cần được kiểm tra và đóng gói cách điện theo chuẩn hàng nguy hiểm IATA DGR.

Phân tích chuyên sâu các nấc trọng lượng tính cước & Mẹo tối ưu chi phí trên dịch vụ Cargo Airline

Trong nghiệp vụ vận chuyển quốc tế đi Úc qua chuyên trang Dịch vụ Cargo Airline tại An Tín Phát Express, đơn giá cước trên mỗi kg không cố định mà giảm dần theo từng nấc trọng lượng (Weight Break). Việc hiểu rõ cơ chế phân bậc cước phí này giúp khách hàng cá nhân, gia đình có người thân ở nước ngoài cũng như các chủ shop kinh doanh tiết kiệm từ 25% đến 45% tổng ngân sách vận chuyển cho mặt hàng hàng hóa quốc tế.

Cơ chế chia nấc cân nặng (Weight Break) từ 0.5kg đến +300kg

Hệ thống biểu giá quốc tế của Cargo Airline phân chia lô hàng thành 4 nhóm trọng lượng chính nhằm tối ưu hóa tải trọng khoang tàu bay và chi phí xử lý mặt đất tại Sân bay Sydney (SYD), Melbourne (MEL), Brisbane (BNE), Perth (PER), Adelaide (ADL):

So sánh thực tế cân nặng thực (Gross Weight) và cân nặng thể tích (DIM Weight) đi Úc

Theo quy chuẩn của Hiệp hội Vận tải Hàng không Quốc tế (IATA), mọi kiện hàng đi Úc đều được đo đồng thời cả cân nặng thực tế và thể tích 3 chiều (Dài × Rộng × Cao) / 5000:

Trường hợp 1: Kiện hàng nặng gọn có cân thực tế lớn hơn thể tích

Khi bạn gửi 1 thùng hàng hàng hóa quốc tế hoặc đặc sản khô, linh kiện nặng 22kg với kích thước thùng gọn gàng 50cm × 40cm × 35cm, trọng lượng thể tích quy đổi theo công thức chuẩn IATA là (50 × 40 × 35) / 5000 = 14kg. Vì cân nặng thực tế (22kg) lớn hơn cân nặng thể tích (14kg), hãng vận chuyển sẽ tính cước đúng theo 22kg thực tế và áp dụng ngay đơn giá ưu đãi mốc +21kg.

Trường hợp 2: Kiện hàng nhẹ cồng kềnh có thể tích lớn hơn cân thực tế

Ngược lại, nếu bạn gửi 1 thùng bánh phồng tôm, gấu bông, chăn mền hoặc áo khoác phao cân nặng chỉ 10kg nhưng đóng trong thùng lớn 60cm × 50cm × 50cm, trọng lượng thể tích tính ra là (60 × 50 × 50) / 5000 = 30kg. Nếu giữ nguyên thùng cồng kềnh này, hãng bay sẽ thu cước theo mức 30kg.

Giải pháp ép chân không & Cắt thùng giảm 30% thể tích tại kho An Tín Phát

Để bảo vệ túi tiền của khách hàng khi gửi hàng hóa quốc tế đi Úc, đội ngũ kỹ thuật viên tại kho An Tín Phát Express sẽ tiến hành hút chân không ép gọn miễn phí, sắp xếp lại bố cục sản phẩm khoa học và cắt hạ chiều cao thùng carton xuống còn 50cm × 40cm × 30cm (tương đương 12kg thể tích). Nhờ đó, khách hàng tiết kiệm ngay 18kg tiền cước quy đổi mà vẫn đảm bảo an toàn tuyệt đối cho hàng hóa.

Tiêu chuẩn đóng gói 6 lớp chuẩn hàng không IATA & Kiểm soát an ninh hải quan đi Úc

Một kiện hàng vận chuyển quốc tế từ Việt Nam sang Úc phải trải qua tối thiểu 4 – 6 điểm bốc xếp bằng băng chuyền tự động và xe nâng tại Sân bay Tân Sơn Nhất (SGN) / Nội Bài (HAN), trạm trung chuyển quốc tế và trung tâm phân loại tại Sân bay Sydney (SYD), Melbourne (MEL), Brisbane (BNE), Perth (PER), Adelaide (ADL). Ngoài ra, áp suất trong hầm hàng máy bay ở độ cao 10.000 mét thay đổi liên tục có thể làm phồng vỡ các túi nilon mỏng hoặc gây rò rỉ chất lỏng nếu không được gia cố đúng kỹ thuật.

Giai đoạn 1: Phân loại sơ bộ & Hút chân không PA/PE 2 lớp chống ẩm mùi

Ngay khi kiện hàng hàng hóa quốc tế được đưa về kho khai thác (332/42/11 Phan Văn Trị, Phường Bình Lợi Trung, TP.HCM), kỹ thuật viên tiến hành kiểm tra độ nguyên vẹn của bao bì gốc và loại bỏ các vật phẩm cấm bay vô tình lẫn vào kiện hàng. Đối với nhóm Đồ gia dụng, Dụng cụ nhà bếp, Nội thất & Chăn ga gối nệm, nhân viên sử dụng máy hút chân không công nghiệp công suất lớn với túi PA/PE 2 lớp dày để rút kiệt không khí, ngăn chặn quá trình oxy hóa, ẩm mốc và khóa chặt 100% mùi hương đặc trưng.

Giai đoạn 2: Chuẩn hóa tem nhãn tiếng Anh chuẩn FDA Hoa Kỳ & EU ICS2

Hải quan tại Úc kiểm tra rất kỹ thông tin nhãn mác trên từng đơn vị sản phẩm. Bộ phận chứng từ của An Tín Phát Express thiết kế và dán miễn phí tem nhãn phụ bằng tiếng Anh chuẩn quốc tế với đầy đủ 5 trường thông tin bắt buộc: Tên sản phẩm (Product Name), Thành phần cấu tạo chi tiết (Ingredients), Trọng lượng tịnh (Net Weight), Ngày sản xuất & Hạn sử dụng (MFG / EXP Date) cùng Xuất xứ (Product of Vietnam).

Giai đoạn 3: Bọc xốp nổ giảm chấn Bubble Wrap & Định hình mút xốp EPS 6 mặt

Đối với các chai lọ thủy tinh, hũ nhựa, linh kiện điện tử hoặc mặt hàng dễ vỡ, nhân viên quấn từ 3 – 5 lớp màng xốp hơi giảm chấn (Bubble Wrap) kết hợp màng co PE và băng keo chống tràn quanh nắp. Tiếp đó, thùng hàng được lót tấm mút xốp cứng EPS dưới đáy, xung quanh 4 thành và phía trên nắp để triệt tiêu toàn bộ lực va đập cơ học khi xếp dỡ trong container hàng không (ULD).

Giai đoạn 4: Đóng thùng Carton 5–7 lớp sóng BC hoặc Đóng kiện gỗ ISPM 15

Ở lớp bảo vệ ngoài cùng, kiện hàng được đóng vào thùng Carton 5–7 lớp sóng đôi BC chịu lực cao (hoặc đóng khung gỗ đạt chuẩn hun trùng quốc tế ISPM 15 đối với máy móc, nội thất dễ móp méo). Toàn bộ mép thùng được dán băng keo chữ H kín khít, quấn màng PE chống thấm nước mưa, bấm dây đai nhựa PP chịu lực và dán đầy đủ bộ tem cảnh báo Fragile (Hàng dễ vỡ), This Side Up (Đặt đứng chiều này) kèm vận đơn mã vạch Cargo Airline.

Danh mục hàng được phép gửi, hàng có điều kiện & hàng cấm bay đi Úc

Để tránh rủi ro kiện hàng bị từ chối tại máy soi chiếu an ninh sân bay hoặc bị cơ quan kiểm dịch tại Úc tịch thu tiêu hủy, người gửi cần đối chiếu kỹ phân loại hàng hóa dưới đây trước khi bàn giao cho Cargo Airline:

Nhóm 1: Hàng hóa thông thường thông quan luồng xanh (Green Channel)

Bao gồm chứng từ, hồ sơ, sách vở, quần áo thời trang, vải vóc, giày dép, túi xách không nhái thương hiệu, đồ gia dụng inox, khuôn làm bánh và đồ thủ công mỹ nghệ mây tre đan. Nhóm hàng này không yêu cầu giấy phép kiểm dịch đặc biệt; chỉ cần kê khai đúng mã HS Code 6–8 chữ số trên Commercial Invoice là thông quan nhanh chóng tại Sân bay Sydney (SYD), Melbourne (MEL), Brisbane (BNE), Perth (PER), Adelaide (ADL).

Nhóm 2: Hàng thực phẩm khô, mỹ phẩm & đặc sản gửi có điều kiện (Conditional Cargo)

Bao gồm hàng hóa quốc tế, khô cá, tôm khô, mực khô, bánh tráng, bánh pía chay, mứt trái cây, trà, cà phê, hạt điều, gia vị nấu phở, kem dưỡng da, dầu gội và dụng cụ làm nail. Nhóm hàng này bắt buộc phải hút chân không, có nhãn mác thành phần tiếng Anh rõ ràng, khai báo FDA Prior Notice (nếu đi Mỹ) hoặc EU ICS2 (nếu đi Châu Âu). Hỗ trợ gói Cargo Airline Bao Thuế trọn gói tại 46 quốc gia khai thác của An Tín Phát.

Nhóm 3: Hàng cồng kềnh, máy móc, nội thất & danh mục hàng cấm bay tuyệt đối

Các mặt hàng máy ép nước mía, máy xay giò chả, nồi nấu phở inox, bàn ghế gỗ, tủ thờ, tượng Phật/tượng Chúa kích thước lớn, nệm cao su thiên nhiên cần đóng kiện gỗ chuẩn ISPM 15 và vận chuyển qua hạng mức +45kg/+100kg hoặc đường biển. Ngược lại, tuyệt đối không nhận gửi các mặt hàng cấm bay như pin sạc dự phòng rời, bình xịt nén khí dễ cháy nổ, chất lỏng chứa cồn nồng độ cao, vũ khí, sinh vật sống và tiền mặt.

Giải đáp mở rộng các tình huống thực tế khi gửi hàng đi Úc

Dưới đây là tổng hợp các câu hỏi thực tế mà đội ngũ chuyên viên điều vận An Tín Phát Express thường xuyên xử lý hỗ trợ khách hàng trên tuyến Việt Nam – Úc:

Khách hàng ở tỉnh xa (ngoài Hà Nội và TP.HCM) gửi hàng qua Cargo Airline bằng cách nào?

Quý khách tại 63 tỉnh thành (Đà Nẵng, Hải Phòng, Cần Thơ, Đồng Nai, Bình Dương, Bà Rịa – Vũng Tàu, Khánh Hòa, Nghệ An, An Giang, Kiên Giang...) chỉ cần gửi hàng qua chành xe khách hoặc bưu điện nội địa về kho khai thác của An Tín Phát Express. Đội ngũ nhân viên kho sẽ ra tận bến xe nhận hàng, quay video kiểm đếm từng món thông báo qua Zalo 056 288 6789 (Hà Nội) – 056 388 6789 (HCM), sau đó thực hiện toàn bộ quy trình hút chân không, dán nhãn và xuất vận đơn quốc tế đi Úc.

Làm sao để kiểm tra địa chỉ người nhận tại Úc có bị tính Phụ phí vùng sâu vùng xa (Remote Area) hay không?

Trước khi gửi hàng, bạn chỉ cần nhắn Mã bưu chính (Postal Code / Zip Code) và tên thành phố của người nhận tại Úc cho chuyên viên An Tín Phát qua Zalo. Hệ thống phần mềm định tuyến của chúng tôi sẽ kiểm tra ngay lập tức trên cơ sở dữ liệu của cả DHL Express, UPS Express, FedEx Express, EMS Express và Cargo Airline. Nếu địa chỉ đó thuộc vùng xa của hãng này nhưng lại nằm trong vùng phát tiêu chuẩn của hãng kia, chuyên viên sẽ tư vấn chuyển đổi sang hãng không thu phí vùng xa, giúp bạn tiết kiệm từ 500.000đ – 950.000đ/lô hàng.

Nếu người nhận tại Úc đi vắng lúc bưu tá đến giao hàng thì kiện hàng được xử lý ra sao?

Khi bưu tá phát hàng lần 1 mà người nhận không có nhà, hệ thống Tracking sẽ cập nhật trạng thái Delivery Attempted / Recipient Not Home và để lại phiếu thông báo (Door Tag) hoặc gửi SMS/Email cho người nhận. Người nhận có thể chủ động hẹn lại ngày giao lần 2 hoàn toàn miễn phí, chọn gửi tại điểm nhận hàng tự động (Access Point / Service Point / Post Office) gần nhà, hoặc nhắn ngay cho tổng đài CSKH An Tín Phát Express để chúng tôi tác động trực tiếp với bưu cục tại Sydney (Bankstown, Cabramatta), Melbourne (Footscray, Springvale), Brisbane, Perth, Adelaide hỗ trợ phát lại nhanh chóng.