Tracking Là Gì? Hướng Dẫn Theo Dõi Tracking DHL, UPS, FedEx, EMS & Cargo Airline Từ A–Z

Tracking là gì? Làm thế nào để theo dõi tracking DHL, UPS, FedEx, EMS và kiểm tra chính xác kiện hàng gửi đi nước ngoài đang ở sân bay trung chuyển nào, đã thông quan hải quan hay chưa? Trong vận chuyển hàng không quốc tế (Cargo Airline, DHL Express, UPS Express, FedEx Express, EMS Express), mã Tracking đóng vai trò như “chứng minh thư hành trình” của mỗi lô hàng. Bài viết cẩm nang tổng hợp dưới đây sẽ giải thích chi tiết cấu trúc mã vận đơn và hướng dẫn bạn cách tra cứu cũng như xử lý mọi sự cố thông quan nhanh chóng.

📌 Tóm tắt nhanh cho người dùng cần tra cứu vận đơn:

• Tracking Number (Số AWB / Waybill): Là dãy mã số duy nhất được cấp ngay sau khi kiện hàng hoàn tất thủ tục xuất kho để theo dõi hành trình theo thời gian thực (Realtime).
• Hỗ trợ kiểm tra Tracking & Xử lý thông quan 24/7: Gọi hoặc nhắn Zalo 056 288 6789 (Hà Nội) – 056 388 6789 (HCM) – Tổng đài: 028 6288 6789.

Tracking là gì? Mã Tracking Number / Số AWB trong chuyển phát nhanh quốc tế có ý nghĩa gì?

Tracking (hay Shipment Tracking) là hệ thống định vị và cập nhật trạng thái hành trình của kiện hàng từ lúc người gửi bàn giao cho công ty vận chuyển tại Việt Nam cho đến khi bưu tá phát tận tay người nhận ở nước ngoài (Door-to-Door). Mỗi kiện hàng hoặc lô hàng sẽ được gắn với một mã định danh duy nhất gọi là Tracking Number hoặc Air Waybill (Số vận đơn hàng không - AWB).

Khái niệm mã vận đơn hàng không Air Waybill (AWB) và House Waybill (HAWB)

Trong nghiệp vụ logistics quốc tế, vận đơn được chia thành 2 cấp độ: Master Air Waybill (MAWB) do hãng hàng không quốc tế cấp cho lô hàng tổng hợp và House Air Waybill (HAWB / Tracking Number) cấp riêng cho từng kiện hàng của khách. Khi tra cứu mã Tracking trên hệ thống điện tử, bạn sẽ nắm bắt được toàn bộ điểm quét mã vạch (Barcode Scan) tại từng kho hàng sân bay.

4 thông tin quan trọng hiển thị khi tra cứu mã Tracking quốc tế

Thông qua mã Tracking này, cả người gửi tại Việt Nam và người nhận tại Mỹ, Úc, Canada, Châu Âu (28 nước), Nhật Bản, Đài Loan, Hàn Quốc... đều biết chính xác:

• Ngày giờ kiện hàng xuất phát từ kho khai thác TP.HCM hoặc Hà Nội.
• Các sân bay trung chuyển quốc tế (Hub Leipzig, Frankfurt, Hong Kong, Incheon, Anchorage, Los Angeles, Sydney...) mà kiện hàng đi qua.
• Tình trạng kiểm tra an ninh hàng không và thủ tục thông quan hải quan (Customs Clearance) tại nước đến.
• Ngày giờ dự kiến giao hàng (Estimated Delivery Date) và chữ ký xác nhận của người nhận (Proof of Delivery - POD).

Hướng dẫn cách theo dõi Tracking DHL, UPS, FedEx, EMS & Cargo Airline chi tiết

Mỗi hãng vận chuyển quốc tế sử dụng một chuẩn định dạng mã Tracking Number riêng biệt. Dưới đây là bảng nhận diện cấu trúc mã vận đơn và hướng dẫn tra cứu cho từng dịch vụ:

Bảng nhận diện cấu trúc mã Tracking của 6 dịch vụ vận chuyển quốc tế

Quy trình 3 bước tra cứu Tracking nhanh cho khách hàng An Tín Phát Express

1. Bước 1: Nhận phiếu gửi hàng (Bill) và mã số Tracking / AWB từ chuyên viên An Tín Phát qua Zalo ngay sau khi kiện hàng hoàn tất đóng gói hút chân không và cân đo tại kho.
2. Bước 2: Nhập mã Tracking vào hệ thống tra cứu của hãng tương ứng hoặc gửi mã qua Zalo 056 288 6789 (Hà Nội) – 056 388 6789 (HCM) để bộ phận CSKH trích xuất hành trình tiếng Việt chi tiết.
3. Bước 3: Khi trạng thái báo “Out for Delivery / With Delivery Courier”, nhắc người nhận ở nước ngoài giữ điện thoại hoặc để ý chuông cửa để nhận hàng.

Bảng dịch 12 trạng thái Tracking tiếng Anh thường gặp sang tiếng Việt

Khi tự kiểm tra mã vận đơn trên hệ thống quốc tế của DHL, UPS, FedEx hay EMS, bạn sẽ gặp các thuật ngữ chuyên ngành bằng tiếng Anh. Dưới đây là giải nghĩa chi tiết từng nhóm trạng thái giúp bạn hiểu đúng tình trạng kiện hàng:

Nhóm trạng thái tiếp nhận & xuất phát tại sân bay Việt Nam

Các trạng thái như Shipment Information Received, Picked Up / Origin Scan và Departed Facility cho biết kiện hàng đã được tạo bill điện tử, quét mã vạch nhập kho và hoàn tất thủ tục an ninh soi chiếu tại Sân bay Quốc tế Tân Sơn Nhất (SGN) hoặc Nội Bài (HAN).

Nhóm trạng thái trung chuyển quốc tế & làm thủ tục hải quan (Customs Clearance)

Khi kiện hàng bay qua các trạm trung chuyển (Hub) và hạ cánh tại nước đến, hệ thống sẽ cập nhật trạng thái Arrived at Sort Facility, Customs Status Updated hoặc Clearance Event. Nếu xuất hiện dòng chữ Clearance Delay, hải quan đang yêu cầu bổ sung thông tin hóa đơn hoặc chờ người nhận nộp thuế nhập khẩu (đối với luồng Express không bao thuế).

Tại sao nên gửi hàng qua Đại lý Cấp 1 An Tín Phát Express để được theo dõi Tracking 1-1?

Nếu bạn tự gửi lẻ trực tiếp tại bưu cục hãng, khi mã Tracking xuất hiện trạng thái Clearance Delay (Hải quan giữ hàng yêu cầu bổ sung giấy tờ FDA, công thức thành phần hoặc đóng thuế nhập khẩu), bạn hoặc người nhận ở nước ngoài phải tự gọi điện và làm việc trực tiếp bằng tiếng Anh với cơ quan hải quan sở tại.

Đội ngũ CSKH giám sát hành trình Tracking chủ động 24/7

Khi gửi hàng qua An Tín Phát Express (Cargo Airline, DHL, UPS, FedEx, EMS), bộ phận điều vận chủ động kiểm tra trạng thái từng vận đơn mỗi ngày, phát hiện và xử lý sớm các yêu cầu bổ sung chứng từ hải quan ngay trước khi kiện hàng hạ cánh.

Tư vấn minh bạch về Thuế nhập khẩu & Chiết khấu Đại lý 30%–50%

• Phân tích rõ ràng nghĩa vụ thuế trước khi gửi: Khi gửi qua DHL, UPS, FedEx, EMS thì 100% người nhận tự đóng thuế nhập khẩu khi phát sinh; chỉ 46 quốc gia An Tín Phát cung cấp dịch vụ Cargo Airline mới có gói bao thuế trọn gói.
• Tiết kiệm 30% – 50% cước phí: Hưởng bảng giá sỉ Đại lý cấp 1 cùng dịch vụ lấy hàng tận nơi, hút chân không, dán nhãn tiếng Anh miễn phí.

Phân tích chuyên sâu các nấc trọng lượng tính cước & Mẹo tối ưu chi phí trên dịch vụ Cargo Airline

Trong nghiệp vụ vận chuyển quốc tế đi Mỹ, Úc, Canada & Châu Âu qua chuyên trang Dịch vụ Cargo Airline tại An Tín Phát Express, đơn giá cước trên mỗi kg không cố định mà giảm dần theo từng nấc trọng lượng (Weight Break). Việc hiểu rõ cơ chế phân bậc cước phí này giúp khách hàng cá nhân, gia đình có người thân ở nước ngoài cũng như các chủ shop kinh doanh tiết kiệm từ 25% đến 45% tổng ngân sách vận chuyển cho mặt hàng Tracking DHL, UPS, FedEx, EMS.

Cơ chế chia nấc cân nặng (Weight Break) từ 0.5kg đến +300kg

Hệ thống biểu giá quốc tế của Cargo Airline phân chia lô hàng thành 4 nhóm trọng lượng chính nhằm tối ưu hóa tải trọng khoang tàu bay và chi phí xử lý mặt đất tại Sân bay Los Angeles (LAX), San Francisco (SFO), Houston (IAH), Dallas (DFW), New York (JFK):

Trường hợp 1: Kiện hàng nặng gọn có cân thực tế lớn hơn thể tích

Khi bạn gửi 1 thùng hàng Tracking DHL, UPS, FedEx, EMS hoặc đặc sản khô, linh kiện nặng 22kg với kích thước thùng gọn gàng 50cm × 40cm × 35cm, trọng lượng thể tích quy đổi theo công thức chuẩn IATA là (50 × 40 × 35) / 5000 = 14kg. Vì cân nặng thực tế (22kg) lớn hơn cân nặng thể tích (14kg), hãng vận chuyển sẽ tính cước đúng theo 22kg thực tế và áp dụng ngay đơn giá ưu đãi mốc +21kg.

Trường hợp 2: Kiện hàng nhẹ cồng kềnh có thể tích lớn hơn cân thực tế

Ngược lại, nếu bạn gửi 1 thùng bánh phồng tôm, gấu bông, chăn mền hoặc áo khoác phao cân nặng chỉ 10kg nhưng đóng trong thùng lớn 60cm × 50cm × 50cm, trọng lượng thể tích tính ra là (60 × 50 × 50) / 5000 = 30kg. Nếu giữ nguyên thùng cồng kềnh này, hãng bay sẽ thu cước theo mức 30kg.

Giải pháp ép chân không & Cắt thùng giảm 30% thể tích tại kho An Tín Phát

Để bảo vệ túi tiền của khách hàng khi gửi Tracking DHL, UPS, FedEx, EMS đi Mỹ, Úc, Canada & Châu Âu, đội ngũ kỹ thuật viên tại kho An Tín Phát Express sẽ tiến hành hút chân không ép gọn miễn phí, sắp xếp lại bố cục sản phẩm khoa học và cắt hạ chiều cao thùng carton xuống còn 50cm × 40cm × 30cm (tương đương 12kg thể tích). Nhờ đó, khách hàng tiết kiệm ngay 18kg tiền cước quy đổi mà vẫn đảm bảo an toàn tuyệt đối cho hàng hóa.

Tiêu chuẩn đóng gói 6 lớp chuẩn hàng không IATA & Kiểm soát an ninh hải quan đi Mỹ, Úc, Canada & Châu Âu

Một kiện hàng vận chuyển quốc tế từ Việt Nam sang Mỹ, Úc, Canada & Châu Âu phải trải qua tối thiểu 4 – 6 điểm bốc xếp bằng băng chuyền tự động và xe nâng tại Sân bay Tân Sơn Nhất (SGN) / Nội Bài (HAN), trạm trung chuyển quốc tế và trung tâm phân loại tại Sân bay Los Angeles (LAX), San Francisco (SFO), Houston (IAH), Dallas (DFW), New York (JFK). Ngoài ra, áp suất trong hầm hàng máy bay ở độ cao 10.000 mét thay đổi liên tục có thể làm phồng vỡ các túi nilon mỏng hoặc gây rò rỉ chất lỏng nếu không được gia cố đúng kỹ thuật.

Giai đoạn 1: Phân loại sơ bộ & Hút chân không PA/PE 2 lớp chống ẩm mùi

Ngay khi kiện hàng Tracking DHL, UPS, FedEx, EMS được đưa về kho khai thác (332/42/11 Phan Văn Trị, Phường Bình Lợi Trung, TP.HCM), kỹ thuật viên tiến hành kiểm tra độ nguyên vẹn của bao bì gốc và loại bỏ các vật phẩm cấm bay vô tình lẫn vào kiện hàng. Đối với nhóm Đồ gia dụng, Dụng cụ nhà bếp, Nội thất & Chăn ga gối nệm, nhân viên sử dụng máy hút chân không công nghiệp công suất lớn với túi PA/PE 2 lớp dày để rút kiệt không khí, ngăn chặn quá trình oxy hóa, ẩm mốc và khóa chặt 100% mùi hương đặc trưng.

Giai đoạn 2: Chuẩn hóa tem nhãn tiếng Anh chuẩn FDA Hoa Kỳ & EU ICS2

Hải quan tại Mỹ, Úc, Canada & Châu Âu kiểm tra rất kỹ thông tin nhãn mác trên từng đơn vị sản phẩm. Bộ phận chứng từ của An Tín Phát Express thiết kế và dán miễn phí tem nhãn phụ bằng tiếng Anh chuẩn quốc tế với đầy đủ 5 trường thông tin bắt buộc: Tên sản phẩm (Product Name), Thành phần cấu tạo chi tiết (Ingredients), Trọng lượng tịnh (Net Weight), Ngày sản xuất & Hạn sử dụng (MFG / EXP Date) cùng Xuất xứ (Product of Vietnam).

Giai đoạn 3: Bọc xốp nổ giảm chấn Bubble Wrap & Định hình mút xốp EPS 6 mặt

Đối với các chai lọ thủy tinh, hũ nhựa, linh kiện điện tử hoặc mặt hàng dễ vỡ, nhân viên quấn từ 3 – 5 lớp màng xốp hơi giảm chấn (Bubble Wrap) kết hợp màng co PE và băng keo chống tràn quanh nắp. Tiếp đó, thùng hàng được lót tấm mút xốp cứng EPS dưới đáy, xung quanh 4 thành và phía trên nắp để triệt tiêu toàn bộ lực va đập cơ học khi xếp dỡ trong container hàng không (ULD).

Giai đoạn 4: Đóng thùng Carton 5–7 lớp sóng BC hoặc Đóng kiện gỗ ISPM 15

Ở lớp bảo vệ ngoài cùng, kiện hàng được đóng vào thùng Carton 5–7 lớp sóng đôi BC chịu lực cao (hoặc đóng khung gỗ đạt chuẩn hun trùng quốc tế ISPM 15 đối với máy móc, nội thất dễ móp méo). Toàn bộ mép thùng được dán băng keo chữ H kín khít, quấn màng PE chống thấm nước mưa, bấm dây đai nhựa PP chịu lực và dán đầy đủ bộ tem cảnh báo Fragile (Hàng dễ vỡ), This Side Up (Đặt đứng chiều này) kèm vận đơn mã vạch Cargo Airline.

Danh mục hàng được phép gửi, hàng có điều kiện & hàng cấm bay đi Mỹ, Úc, Canada & Châu Âu

Để tránh rủi ro kiện hàng bị từ chối tại máy soi chiếu an ninh sân bay hoặc bị cơ quan kiểm dịch tại Mỹ, Úc, Canada & Châu Âu tịch thu tiêu hủy, người gửi cần đối chiếu kỹ phân loại hàng hóa dưới đây trước khi bàn giao cho Cargo Airline:

Nhóm 1: Hàng hóa thông thường thông quan luồng xanh (Green Channel)

Bao gồm chứng từ, hồ sơ, sách vở, quần áo thời trang, vải vóc, giày dép, túi xách không nhái thương hiệu, đồ gia dụng inox, khuôn làm bánh và đồ thủ công mỹ nghệ mây tre đan. Nhóm hàng này không yêu cầu giấy phép kiểm dịch đặc biệt; chỉ cần kê khai đúng mã HS Code 6–8 chữ số trên Commercial Invoice là thông quan nhanh chóng tại Sân bay Los Angeles (LAX), San Francisco (SFO), Houston (IAH), Dallas (DFW), New York (JFK).

Nhóm 2: Hàng thực phẩm khô, mỹ phẩm & đặc sản gửi có điều kiện (Conditional Cargo)

Bao gồm Tracking DHL, UPS, FedEx, EMS, khô cá, tôm khô, mực khô, bánh tráng, bánh pía chay, mứt trái cây, trà, cà phê, hạt điều, gia vị nấu phở, kem dưỡng da, dầu gội và dụng cụ làm nail. Nhóm hàng này bắt buộc phải hút chân không, có nhãn mác thành phần tiếng Anh rõ ràng, khai báo FDA Prior Notice (nếu đi Mỹ) hoặc EU ICS2 (nếu đi Châu Âu). Khi gửi qua Cargo Airline, 100% người nhận tại Mỹ, Úc, Canada & Châu Âu tự đóng thuế nhập khẩu & VAT khi phát sinh (chỉ 46 quốc gia cung cấp dịch vụ Cargo Airline mới có bao thuế).

Nhóm 3: Hàng cồng kềnh, máy móc, nội thất & danh mục hàng cấm bay tuyệt đối

Các mặt hàng máy ép nước mía, máy xay giò chả, nồi nấu phở inox, bàn ghế gỗ, tủ thờ, tượng Phật/tượng Chúa kích thước lớn, nệm cao su thiên nhiên cần đóng kiện gỗ chuẩn ISPM 15 và vận chuyển qua hạng mức +45kg/+100kg hoặc đường biển. Ngược lại, tuyệt đối không nhận gửi các mặt hàng cấm bay như pin sạc dự phòng rời, bình xịt nén khí dễ cháy nổ, chất lỏng chứa cồn nồng độ cao, vũ khí, sinh vật sống và tiền mặt.

Giải đáp mở rộng các tình huống thực tế khi gửi hàng đi Mỹ, Úc, Canada & Châu Âu

Dưới đây là tổng hợp các câu hỏi thực tế mà đội ngũ chuyên viên điều vận An Tín Phát Express thường xuyên xử lý hỗ trợ khách hàng trên tuyến Việt Nam – Mỹ, Úc, Canada & Châu Âu:

Khách hàng ở tỉnh xa (ngoài Hà Nội và TP.HCM) gửi hàng qua Cargo Airline bằng cách nào?

Quý khách tại 63 tỉnh thành (Đà Nẵng, Hải Phòng, Cần Thơ, Đồng Nai, Bình Dương, Bà Rịa – Vũng Tàu, Khánh Hòa, Nghệ An, An Giang, Kiên Giang...) chỉ cần gửi hàng qua chành xe khách hoặc bưu điện nội địa về kho khai thác của An Tín Phát Express. Đội ngũ nhân viên kho sẽ ra tận bến xe nhận hàng, quay video kiểm đếm từng món thông báo qua Zalo 056 288 6789 (Hà Nội) – 056 388 6789 (HCM), sau đó thực hiện toàn bộ quy trình hút chân không, dán nhãn và xuất vận đơn quốc tế đi Mỹ, Úc, Canada & Châu Âu.

Làm sao để kiểm tra địa chỉ người nhận tại Mỹ, Úc, Canada & Châu Âu có bị tính Phụ phí vùng sâu vùng xa (Remote Area) hay không?

Trước khi gửi hàng, bạn chỉ cần nhắn Mã bưu chính (Postal Code / Zip Code) và tên thành phố của người nhận tại Mỹ, Úc, Canada & Châu Âu cho chuyên viên An Tín Phát qua Zalo. Hệ thống phần mềm định tuyến của chúng tôi sẽ kiểm tra ngay lập tức trên cơ sở dữ liệu của cả DHL Express, UPS Express, FedEx Express, EMS Express và Cargo Airline. Nếu địa chỉ đó thuộc vùng xa của hãng này nhưng lại nằm trong vùng phát tiêu chuẩn của hãng kia, chuyên viên sẽ tư vấn chuyển đổi sang hãng không thu phí vùng xa, giúp bạn tiết kiệm từ 500.000đ – 950.000đ/lô hàng.

Nếu người nhận tại Mỹ, Úc, Canada & Châu Âu đi vắng lúc bưu tá đến giao hàng thì kiện hàng được xử lý ra sao?

Khi bưu tá phát hàng lần 1 mà người nhận không có nhà, hệ thống Tracking sẽ cập nhật trạng thái Delivery Attempted / Recipient Not Home và để lại phiếu thông báo (Door Tag) hoặc gửi SMS/Email cho người nhận. Người nhận có thể chủ động hẹn lại ngày giao lần 2 hoàn toàn miễn phí, chọn gửi tại điểm nhận hàng tự động (Access Point / Service Point / Post Office) gần nhà, hoặc nhắn ngay cho tổng đài CSKH An Tín Phát Express để chúng tôi tác động trực tiếp với bưu cục tại California (Orange County, San Jose, Los Angeles), Texas (Houston, Dallas), Washington, Florida, New York, Virginia hỗ trợ phát lại nhanh chóng.